7 Tips untuk Dipertimbangkan Sebelum Membeli Peralatan Kantor Baru

Apakah Anda berada di pasar untuk mengganti peralatan kantor yang sudah ketinggalan zaman atau mencari untuk membeli teknologi terbaru dan terbaik, penting untuk memilih peralatan kantor yang tepat untuk lingkungan kerja yang tepat. Apakah mesin faks diperlukan atau apakah biaya lebih efektif untuk memiliki kemampuan faks internet? Jika kantor Anda mengirim surat massal setiap minggunya, mesin surat mungkin merupakan investasi yang bagus. Apakah kantor Anda memerlukan mesin fotokopi atau printer multi-guna yang dapat menyalin, memindai, mengirim faks, dan mencetak? Intinya adalah – due diligence yang tepat diperlukan sebelum membuat keputusan pembelian peralatan utama. Solusi sempurna untuk kantor Anda ada di luar sana, Anda hanya perlu melakukan pekerjaan rumah Anda untuk menemukannya.

Berikut adalah 7 tips yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan kantor baru:

  1. Harga – Ketika membeli peralatan kantor baru (atau bekas), harga selalu menjadi faktor utama. Tidak hanya harga pembelian yang harus dipertimbangkan, tetapi berapa biaya untuk mempertahankan peralatan dengan baik sepanjang siklus hidupnya; berapa banyak suku cadang atau barang habis pakai; dan bagaimana harga pembelian dibandingkan dengan merek dan model serupa lainnya di pasar? Banyak situs web, misalnya Nextag atau Consumer Reports, membandingkan merek dan model serupa dari peralatan kantor tertentu dalam bagan samping-demi-sisi yang mudah dibaca.
  2. Ramah Lingkungan – Jika ramah lingkungan penting bagi organisasi Anda, pemilihan peralatan kantor hijau terbatas dan fitur produk yang tersedia mungkin atau tidak dapat memenuhi kebutuhan daftar keinginan Anda. Pembelian awal mungkin lebih dari yang diantisipasi; namun, biaya perawatan selama masa pakainya biasanya berkurang secara signifikan. Lihat energystar.gov untuk melihat peringkat berbagai jenis peralatan kantor yang efisien energi.
  3. Penggunaan – Faktor penentu lainnya ketika mempertimbangkan pembelian peralatan kantor baru (atau bekas) adalah penggunaan. Seberapa sering dan dalam lingkungan apa peralatan itu akan digunakan? Skenario yang diberikan dalam paragraf pembuka adalah contoh yang bagus; Keadaan di mana peralatan kantor akan digunakan akan membantu menentukan daftar fitur produk yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan tepat waktu. Mungkin ada baiknya mengambil survei cepat di kantor Anda untuk mencari tahu kebutuhan sebenarnya dari pengguna akhir.
  4. Pengguna Akhir – Fungsi pekerjaan dan tingkat keterampilan karyawan yang menggunakan peralatan kantor harus diberi pemikiran serius sebelum melakukan pembelian yang signifikan. Akankah pengguna akhir membutuhkan pelatihan tentang cara mengoperasikan peralatan kantor dengan semaksimal mungkin dan apakah pelatihan tersebut diberikan tanpa biaya? Akankah pengguna akhir memiliki akses tak terbatas ke penggunaan online, pemeliharaan, dan laporan kinerja vendor dan akankah laporan tersebut diberikan tanpa biaya?
  5. Kontrak Layanan – Pertama dan terpenting, cari tahu berapa lama garansi pabrik berlangsung karena bervariasi dari produsen ke pabrikan. Setelah masa garansi berakhir, sangat penting untuk mempertimbangkan apa syarat & ketentuan kontrak layanan yang tersedia dan berapa biayanya. Apakah kontrak layanan jangka panjang atau pendek; apakah ada klausul perpanjangan otomatis; berapa biaya pembatalan; apakah ada waktu respons yang terjamin; dan apakah bagian dan perjalanan termasuk dalam biaya kontrak? Sebelum memasuki kontrak apa pun dengan Original Equipment Manufacturer (OEM) atau Vendor Pihak Ketiga, penting untuk memahami dengan tepat apa yang Anda tandatangani. Jangan membuat kesalahan dengan menganggap kontrak memiliki syarat & ketentuan yang menguntungkan. Konsumen harus selalu berkonsultasi dengan ahli sebelum menandatangani kontrak, terlepas dari penolakan dari penjual pada pembelian awal peralatan kantor. Ada beberapa cara untuk menegosiasikan syarat & ketentuan kontrak yang menguntungkan. Selanjutnya, leverage negosiasi konsumen benar-benar hilang setelah kontrak layanan telah ditandatangani. Alternatif untuk kontrak layanan tradisional tersedia – waktu & bahan, pemeliharaan pencegahan saja, layanan peminjam atau depot, atau memanfaatkan Program Manajemen Perawatan Peralatan (EMMP).
  6. Dukungan Teknis & Pembaruan Perangkat Lunak – Dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak sering kali dikelompokkan dalam syarat & ketentuan dengan pembelian kontrak layanan yang mahal. Pada kenyataannya, keduanya harus disertakan dengan pembelian awal peralatan kantor karena konsumen memiliki alternatif untuk kontrak layanan tradisional. Dukungan teknis harus mudah diakses melalui nomor bebas pulsa dan pembaruan perangkat lunak harus diberikan tanpa biaya karena tujuannya adalah untuk menghilangkan malfungsi pabrikan atau meningkatkan kinerja keseluruhan peralatan kantor.
  7. Ketersediaan Suku Cadang & Perlengkapan – Tentukan apakah Anda lebih memilih suku cadang bersertifikasi OEM dan barang konsumsi baru dibandingkan suku cadang dan barang habis pakai yang diperbaharui. Pro dan kontra untuk masing-masing perlu dipertimbangkan. Apakah suku cadang dan barang habis pakai yang baru atau diperbaharui tersedia dengan harga yang termasuk dalam anggaran pemeliharaan Anda? Sangat penting untuk meninjau bahasa mengenai suku cadang dan bahan habis pakai dalam kontrak layanan atau mewawancarai vendor waktu & bahan yang mungkin yang dapat melakukan perawatan yang diperlukan pada peralatan kantor yang sedang dipertimbangkan.

Pada akhirnya, due diligence Anda mengenai kriteria di atas akan membantu menentukan apa yang membuat, model, dan fitur produk bertepatan terbaik dengan kebutuhan organisasi Anda. Sangat penting untuk memilih dengan bijak saat melakukan pembelian yang signifikan; jangan terburu-buru prosesnya. Pembelian akhir pada akhirnya akan turun ke bagian kanan peralatan kantor yang memenuhi sebagian besar kebutuhan daftar keinginan Anda dan merupakan yang paling bermanfaat bagi organisasi dan pengguna akhir.

Bagikan pengalaman membeli Anda dengan kami. Apakah Anda mengikuti daftar periksa atau melakukan pembelian dengan iseng? Apakah hasil akhir yang Anda harapkan? Perubahan apa yang akan Anda lakukan terhadap proses pembelian Anda di masa depan?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *